S’occuper du déplacement des collaborateurs n’est pas la préoccupation première des ressources humaines. Elles devraient pourtant prendre leur gestion et pas seulement participer à la rédaction d’une politique.
Selon un rapport du BCD, plus de 40 % des travel manager n’interagissent jamais avec le département RH. Pire, les données ne sont partagées que par 40 % d’entre eux. Ce déficit de partage peut sembler étonnant à plusieurs titres. Tout d’abord en ces moments où les entreprises doivent être les plus attractives possibles pour pallier la pénurie de talents, penser le parcours du déplacement professionnel comme une opportunité est clé. Selon GBTA, 75 % des collaborateurs étant amenés à se déplacer fréquemment considèrent la politique mise en place pour les déplacements aussi importante que le salaire et les responsabilités. Du côté des millienials, 90 % d’entre eux tentent de combiner voyage professionnel et loisir et enfin, pour 79 % des collaborateurs, l’expérience du déplacement affecte positivement ou négativement la satisfaction au travail.
Ces quelques chiffres devraient largement convaincre les RH de prendre le lead sur la gestion des déplacements et pas seulement être rédacteur ou co-rédacteur d’une politique de règles à appliquer. S’il fallait d’autres arguments, l’échange de la donnée utilisateur n’est pas le moindre. Si elle est encore peu partagée, les données captées permettent pourtant de mesurer plusieurs aspects des collaborateurs : nombre des voyages, nombre de jours de déplacement, jours de congés appariés au voyage professionnel, empreinte carbone etc.
Des informations utiles dans le cadre de la gestion humaine et qualité de vie au travail, mais aussi pour améliorer le parcours utilisateur du voyageur professionnel en proposant la meilleure alternative dans le contexte du voyageur au moment de la réservation. Identifier les voyages internes récurrents permet aussi de réfléchir à d’autres modalités d’échanges pour garder du liant tout en réduisant les contraintes.
Fluidifier l’expérience : une nécessité pour gagner en productivité et qualité
Une expérience positive de déplacement participe en effet de la qualité de vie au travail. Pour autant, les parcours des utilisateurs restent parfois chaotiques et les règles figées pour tous les utilisateurs. Souvent confiée au service achat, la règle est celle de l’économie et du contrat négocié. Pourtant, La RH avec les autres fonctions (finance, achat, it…) est aujourd’hui à même de créer un parcours fluide similaire à ce que vit le collaborateur dans le privé et peut, en captant les données, créer des variables en fonction des comportements. Par exemple, en automatisant la réservation online et en laissant le voyageur gérer ses propres contraintes, l’entreprise économise 10 % par rapport à une réservation via une agence.
Créer un parcours fluide, c’est aussi optimiser les process pour servir chaque fonction : récupérer la TVA, centraliser les dépenses, automatiser les notes de frais… En utilisant les services tiers, agrégés par des APIs, le process complet de déplacement peut être automatisé. Mais là encore, le manque de dialogue entre les différentes fonctions sur le sujet obère cette possibilité. En prenant le lead, les RH sont les plus à même de créer ce parcours en faisant dialoguer les différentes parties prenantes tout en représentant le voyageur, souvent grand oublié lorsqu’un projet se met en place. Prendre soin des collaborateurs pour leurs déplacements, c’est aujourd’hui un enjeu de productivité et d’attractivité.
Article paru dans le Journal du Net, rédigé par Amélie Berruex, Directrice d’Axys Odyssey.
