Comment manager ses équipes à distance ? TOM.travel s’est entretenu avec Laurence Suprano, Directrice Associée d’Axys Consultants, pour en savoir plus sur Moody, le chatbot qui a permis à l’entreprise de mesurer l’état d’esprit de ses collaborateurs pendant le confinement. Une solution à disposition des managers et responsables RH.
Pourquoi avoir créé Moody et comment fonctionne-t-il ?
Laurence Suprano : lors de l’instauration du confinement, nous cherchions une solution pour maintenir un lien avec chacun de nos collaborateurs tout en veillant à ne pas être trop intrusifs. Nous ne voulions pas que les managers appellent tous les jours les consultants au risque de créer un sentiment de prise de contrôle sur leur quotidien. Pour autant, il était important de s’assurer du bien-être des collaborateurs et d’être tenu au courant des difficultés auxquelles ils font face. Les équipes de notre laboratoire d’intelligence artificielle ont donc développé un chatbot disponible via l’outil Teams de Microsoft. Nous l’avons baptisé Moody et sa mission consiste tout simplement à poser une question de manière aléatoire, par exemple « Comment ça va aujourd’hui ? », deux fois par semaine à l’ensemble des collaborateurs.
«Le distanciel va prendre une place prépondérante dans cette nouvelle façon de travailler, d’où la nécessité d’avoir d’autres façons de mesurer l’état d’esprit des collaborateurs » Laurence Suprano, Directrice Associée d’Axys Consultants
Moody propose ensuite plusieurs choix de réponses — ça va bien, moyennement bien, ça ne va pas du tout — et chaque consultant a la possibilité de demander à Moody de ne plus être sollicité. Une fois les réponses enregistrées, les résultats sont analysés via un rapport hebdomadaire mis à la disposition d’une dizaine de personnes dans la société. Seuls les responsables RH ainsi que le comité de direction d’Axys Consutants y ont accès. Charge à nous par la suite de contacter le consultant directement ou d’informer son manager lorsque nous constatons qu’il y a un problème. Ce type d’action individuelle est mise en place lorsqu’un employé signale à 2 reprises qu’il ne va pas bien.
Laurence Suprano : lors de l’instauration du confinement, nous cherchions une solution pour maintenir un lien avec chacun de nos collaborateurs tout en veillant à ne pas être trop intrusifs. Nous ne voulions pas que les managers appellent tous les jours les consultants au risque de créer un sentiment de prise de contrôle sur leur quotidien. Pour autant, il était important de s’assurer du bien-être des collaborateurs et d’être tenu au courant des difficultés auxquelles ils font face. Les équipes de notre laboratoire d’intelligence artificielle ont donc développé un chatbot disponible via l’outil Teams de Microsoft. Nous l’avons baptisé Moody et sa mission consiste tout simplement à poser une question de manière aléatoire, par exemple « Comment ça va aujourd’hui ? », deux fois par semaine à l’ensemble des collaborateurs. Moody propose ensuite plusieurs choix de réponses — ça va bien, moyennement bien, ça ne va pas du tout — et chaque consultant a la possibilité de demander à Moody de ne plus être sollicité. Une fois les réponses enregistrées, les résultats sont analysés via un rapport hebdomadaire mis à la disposition d’une dizaine de personnes dans la société. Seuls les responsables RH ainsi que le comité de direction d’Axys Consutants y ont accès. Charge à nous par la suite de contacter le consultant directement ou d’informer son manager lorsque nous constatons qu’il y a un problème. Ce type d’action individuelle est mise en place lorsqu’un employé signale à 2 reprises qu’il ne va pas bien.
L’objectif est de suivre le moral des collaborateurs, un appel du manager ne suffit pas ?
L’outil s’avère intéressant notamment pour les profils qui ont tendance à ne pas faire part des problématiques qu’ils rencontrent de manière spontanée ou lors des réunions. Lorsque nous travaillons sur site, il y a des signes comme de la communication non verbale qui peuvent mettre la puce à l’oreille. Mais avec les mesures de confinement et le travail à distance cette tâche s’avère plus complexe. L’un de nos collaborateurs, impacté par le confinement et par une importante charge de travail, nous a signalé que ça n’allait pas via Moody et nous avons pu mettre en place des mesures adaptées. Le fait d’avoir été confronté à cette situation avec un membre de mon équipe m’a fait prendre conscience de l’utilité d’un outil comme Moody.
Envisagez-vous de le commercialiser ?
Plusieurs de nos clients se sont en effet montrés intéressés par un tel outil, la question de la commercialisation en tant qu’outil complémentaire mis à disposition des managers se pose effectivement aujourd’hui. Bien que le confinement soit terminé, il y a fort à parier que les modalités de travail évoluent. Le distanciel va prendre une place prépondérante dans cette nouvelle façon de travailler, d’où la nécessité d’avoir d’autres façons de mesurer l’état d’esprit des collaborateurs. De manière plus générale, l’intégralité des méthodes de management va devoir s’adapter. Consulter son solde de congés, organiser les vacances, sonder les collaborateurs avant de mettre en place un projet, toutes ces discussions menées entre collaborateurs dans les couloirs ou à la pause-café autrefois ne peuvent plus s’effectuer avec le télétravail. Or ce sont des sujets que les entreprises ont besoin d’évoquer et ces petits robots du quotidien s’avèrent très pratiques pour faciliter la vie des collaborateurs. Nous réfléchissons donc au développement de nouvelles fonctionnalités pour rendre Moody plus complet avant de le commercialiser, car cette idée n’était pas l’intention de départ. Et au-delà de la question du télétravail, certaines entreprises ont des équipes qui fonctionnent structurellement à distance. L’outil présente un intérêt structurel pour ces acteurs.