Votre organisation est désormais prête à intégrer une nouvelle solution. Il faut désormais entamer la définition du cahier des charges.
Un des risques liés à cet exercice est d’aboutir à une liste de besoin très (trop) exhaustive, et surtout d’augmenter considérablement le périmètre de l’outil. En effet, la collecte des besoins auprès des différentes parties prenantes, plus l’analyse du marché et des fonctionnalités disponibles peuvent rapidement aboutir à la multiplication de vos spécifications.
Ainsi, prenez certes garde à bien recenser les besoins des métiers, mais également à pondérer et prioriser ces derniers. Par ailleurs, recentrez dès que possible le débat sur une vision macro de vos processus (processus que vous avez optimisés et homogénéisés précédemment).
Une fois ce travail de recensement, consolidation et priorisation effectué, vous pourrez démarrer le processus d’appel d’offres.
Etablir le cahier des charges
Prenant en compte le périmètre de votre projet S2P, ainsi que votre connaissance initiale du marché, vous pouvez commencer à formaliser vos besoins fonctionnels et exigences techniques liées à votre environnement IT.
Les besoins fonctionnels doivent se concentrer sur le quoi et le pourquoi, et non sur le comment (laissez l’éditeur répondre à cette question). Les exigences techniques servent à cadrer vos contraintes IT.
Cet exercice peut impliquer plusieurs parties prenantes : de la direction aux potentiels utilisateurs finaux, en passant par les profils techniques, les experts et autres parties prenantes. L’objectif ici est d’avoir une vision claire et objective de vos processus et de vos spécificités. Il est également important d’intégrer partiellement la future équipe projet lors à cette étape.
Maeva Signor
Consultante Achats
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