Digitalisation des processus achats : comment réussir son projet de A à Z
L’optimisation durable des processus achats impose l’implication et la collaboration de l’ensemble des parties prenantes et ce, dès les prémisses du projet.
Pourquoi la digitalisation des achats est devenue incontournable
Les directions achats traversent une période de turbulences sans précédent. Tensions sur la chaîne d’approvisionnement, volatilité des marchés, pression réglementaire croissante, enjeux RSE, pénurie de talents : les fonctions achats sont aujourd’hui en première ligne et doivent s’adapter plus vite que jamais.
Dans ce contexte, la digitalisation n’est plus une option. Elle est le levier qui permet aux directions achats de disposer des bonnes données au bon moment, de prendre de meilleures décisions et de continuer à contribuer à la performance de l’entreprise.
Une étude récente du FNA (janvier 2023) le confirme : plus de 50 % des ETI n’ont pas le temps ni les ressources nécessaires pour structurer leurs processus achats – alors même que ce sont elles qui en ont le plus besoin.
Les processus achats : de quoi parle-t-on ?
Un système d’information achats (SIA) apporte une verticalité et une profondeur à l’ERP de l’entreprise. Il couvre l’ensemble de la chaîne d’engagement des dépenses :
- Sourcing et sélection des fournisseurs : recherche, qualification, appels d’offres
- Négociation et contractualisation : du S2C (Source-to-Contract) jusqu’à la signature
- Mise à disposition : catalogue, marketplace interne, conditions négociées accessibles à tous les collaborateurs
- Gestion des commandes et réceptions : du P2P (Purchase-to-Pay), de la commande jusqu’à la réception
- Facturation et paiement : rapprochement, validation, lancement du règlement
- Pilotage et stratégie achats : tableaux de bord, reporting, mesure de la performance
Les trois causes principales d’échec des projets SIA
Fort de 20 ans d’expérience dans l’accompagnement des transformations achats, Axys Consultant a identifié trois facteurs d’échec récurrents.
1. Le manque de mobilisation
Un projet SIA ne peut pas réussir sans les bons acteurs. Il ne suffit pas d’impliquer les acheteurs : comptables, financiers, contrôle interne, DSI, opérationnels – tous ont un rôle à jouer. Mobiliser uniquement certaines parties prenantes, c’est prendre le risque de construire une solution qui ne fonctionne que pour une partie de l’entreprise.
2. Le défaut d’alignement
C’est la cause d’échec la plus structurante. Un projet de digitalisation achats est par nature transverse : il touche les achats, les finances, les opérations, les fournisseurs. Si les objectifs ne sont pas partagés dès le départ, les arbitrages en cours de route deviennent sources de blocage et de résistance.
3. Le manque d’adoption
Même un projet bien configuré peut échouer si les utilisateurs ne s’approprient pas la solution. Des équipes qui travaillent depuis des années de la même manière ne changeront pas leurs habitudes sans pédagogie, sans sens donné au changement et sans accompagnement dans la durée.
L’intelligence collective : la clé d’un projet réussi
La notion d’intelligence collective est au cœur de la méthodologie Axys. L’idée est simple : avant de choisir une solution ou de lancer un projet, il faut mettre autour de la table toutes les parties prenantes – achats, finance, DSI, opérationnels – pour que chacun exprime ses attentes, ses contraintes et ses priorités.
Ce travail d’alignement préalable est souvent perçu comme une perte de temps. C’est en réalité l’investissement le plus rentable du projet. Comme le souligne Vincent Martegoutte: « Il vaut mieux passer plus de temps sur le cadrage, quitte à prendre un peu de retard, parce que s’aligner à ce moment-là va vous faire gagner du temps derrière. »
Approche classique vs approche agile : quelle différence ?
L’approche classique
Dans un projet traditionnel, les phases se succèdent linéairement : cadrage, spécification, configuration, tests, formation, déploiement. La durée moyenne s’étend de 10 à 24 mois. Conséquence : la valeur pour les équipes n’est accessible que très tardivement, avec un effet tunnel qui fragilise l’adoption et l’engagement des parties prenantes.
L’approche agile / MVP
Axys et Proactis préconisent une approche alternative, fondée sur le concept de MVP (Minimum Viable Product) et les méthodes QuickStart. Le principe : démarrer vite sur un périmètre ciblé, accéder rapidement à la valeur, puis étendre progressivement.
Cette approche repose sur un atout clé des solutions SaaS multi-tenant comme Proactis : tous les clients bénéficient en permanence de la dernière version de l’outil, avec des mises à jour mensuelles. Pas de développement sur mesure coûteux, pas d’attente — on configure, on paramètre les droits et les règles de gestion, et on commence à utiliser.
Les bénéfices sont concrets :
- Accès à la valeur dès les premières semaines, sans attendre la fin d’un déploiement complet
- Expérimentation et ajustement en continu : si le processus configuré ne convient pas, on l’ajuste après quelques mois d’usage réel
- Implication progressive des parties prenantes, ce qui favorise l’adoption
- ROI plus rapide : les équipes commencent à travailler dans le système bien avant la fin du projet global
Le rôle du conseil dans un projet de digitalisation achats
Est-il obligatoire de s’appuyer sur un cabinet de conseil pour réussir son projet SIA ? Non – mais c’est un accélérateur significatif.
L’apport d’Axys Consultant dans ces projets se situe à plusieurs niveaux :
- Cadrage des besoins et définition du budget : pour éviter les retours en arrière coûteux au moment de la décision de lancer le projet
- Alignement des parties prenantes : interviews individuelles, facilitation des arbitrages, mise en perspective des enjeux collectifs vs individuels
- Expertise métier et benchmark : connaissance des solutions du marché, des bonnes pratiques et des pièges à éviter
- Accompagnement au changement : communication, formation, pédagogie pour favoriser l’adoption
Dans un contexte où 50 % des ETI manquent de temps pour adresser ces sujets, disposer d’un partenaire qui prend en charge une partie de la charge projet est souvent ce qui fait la différence entre un projet qui démarre… et un projet qui aboutit.
RSE et empreinte carbone : un critère d’achat à part entière
La RSE s’impose progressivement comme un nouveau critère de décision dans la fonction achats. Axys a mesuré son empreinte carbone avec une méthodologie certifiée ADEME et est en mesure de communiquer le poids carbone associé à chaque prestation de conseil.
Du côté de Proactis, le groupe travaille à intégrer l’empreinte carbone des produits et services directement dans sa Marketplace, pour permettre aux acheteurs de prendre leurs décisions en tenant compte non seulement du coût, du délai et de la qualité – mais aussi de l’impact carbone. L’objectif : faire de la décarbonation un indicateur de pilotage à part entière, sans stigmatiser les fournisseurs, mais en objectivant les choix.
En résumé : les facteurs clés de succès
Un projet de digitalisation des achats réussi repose sur quatre piliers :
- Un cadrage solide aligné sur la stratégie de l’entreprise, avant tout choix de solution
- Une intelligence collective qui implique toutes les parties prenantes dès le départ
- Une approche agile qui permet d’accéder rapidement à la valeur et d’ajuster en continu
- Un accompagnement au changement qui donne du sens à la transformation et favorise l’adoption durable