La robotisation des processus, un thème très en vogue ces derniers temps, peut-elle s’appliquer au domaine des achats?

L’automatisation de tâches et d’opérations dans les Systèmes d’Information est une réalité depuis de nombreuses années notamment afin de réaliser des opérations de rapprochement de factures, d’envoi, de regroupement de commandes ou bien encore d’optimisation de tournées pour les livraisons clients.

La robotisation en revanche est une notion plutôt nouvelle au sein des Systèmes d’Informations pour les domaines de la comptabilité, du contrôle de gestion, de la banque ou bien encore de l’assurance. On peut d’ailleurs le mesurer au regard des offres proposées par les différents acteurs du marché notamment Blackline ou Esker.

Du côté des acheteurs, la révolution est aussi en marche mais les applications tangibles tardent à se concrétiser dans la démonstration de leur pertinence ou leur application réelle. Toutefois certains exemples encore développés en interne de laboratoires d’innovations semblent promis à un bel avenir.

« 10% à 20% des factures reçues sont, soit non déterminées et doivent impérativement être traitées manuellement, soit déterminées mais avec un indice de confiance insuffisant »

L’un des sujets, à mon sens, le plus significatif avec un champ d’application concret est l’Active Learning appliqué à l’analyse de la dépense pour les achats. Le principe de base est d’adosser un robot (ou automate) à un algorithme déterministe pour classer et typer les factures en fonction des critères sélectionnés.

L’algorithme doit dans un premier temps être alimenté par un échantillon de factures typées manuellement par des acteurs physiques du processus achats. En extrapolant les informations fournies par cet échantillon, 80 à 90% des factures reçues peuvent ensuite être automatiquement typées par l’automate. Les 10% à 20% des factures reçues restantes sont : soit non déterminées et doivent impérativement être traitées manuellement, soit déterminées mais avec un indice de confiance insuffisant. Elles doivent alors être validées par un opérateur physique.

Robotic Process Automation : la prochaine révolution de la Fonction Achats

Le sujet plus spécifique de la RPA (Robotic Process Automation) dont on entend beaucoup parler, semble en revanche ne pas trouver d’application concrète pour le domaine des achats. C’est ce que tend à montrer une étude réalisée par Cap Gémini Consulting en fin d’année 2016 (Robotic Process Automation – Robots conquer business processes in back offices)au travers de l’infographie ci-dessous :

« Le champ des possibles pour les achats reste donc ouvert et à explorer »

Les projets que nous menons, ainsi que les clients avec qui nous collaborons, abordent les sujets d’automatisation, mais n’engendrent que très peu aujourd’hui de déclinaison concrète et opérationnelle. L’un des seuls exemples, à notre connaissance, a été développé par un de nos partenaires et une banque française pour l’enrôlement des fournisseurs. La solution analyse les mails reçus par un acheteur émanant de fournisseurs pour les créer automatiquement dans la base de données du SI Achats.
Le champ des possibles pour les achats reste donc ouvert et à explorer. Il y a toutefois fort à parier que des sujets comme le rapprochement automatisés des factures ainsi que leur paiement, les opérations de sourcing stratégique cross applications soient très vite adressés.

Benjamin Verdier
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