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Un modèle de formation rodé… puis bousculé par la crise sanitaire

Depuis le lancement de Copernic, Colas a structuré son dispositif de formation autour de deux vagues annuelles de déploiement – en janvier et en juillet. Chaque vague suit un rétroplanning à 12 mois : analyse des impacts, communications d’embarquement, formations utilisateurs positionnées au plus près du déploiement des outils.

Ce modèle, affiné année après année grâce aux retours d’expérience terrain, fonctionnait bien – et reposait intégralement sur la formation présentielle.

Puis arrive mars 2020. Le confinement est décrété. Les frontières ferment. Et un déploiement majeur est prévu pour juillet, dont certaines filiales en Afrique du Sud. Comment former 3 000 collaborateurs à distance, en quelques mois, sans dégrader la qualité ?

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Le pari du 100 % distanciel

Face à l’incertitude sanitaire, Colas et Axys Consultants font un choix fort à l’automne 2020 : ne pas transposer les formations présentielle telles quelles en visioconférence, mais repenser intégralement le dispositif pédagogique pour le distanciel.

Trois axes structurent cette refonte.

1. Revoir le format et l’organisation de l’information

La première décision est de morceler les sessions : plutôt qu’une journée de formation continue – difficile à suivre à distance – les contenus sont découpés en séquences courtes, alternant systématiquement théorie et pratique. Entre chaque bloc, des activités interactives (quiz, gamification, exercices) jalonnent la progression pour maintenir l’attention et vérifier l’acquisition des connaissances en temps réel.

Des contenus nouveaux sont également développés, inexistants dans le dispositif présentiel : supports enrichis, tutoriels vidéo, fiches utilisateurs pas-à-pas.

2. Maximiser l’interactivité et reproduire les conditions du présentiel

La coanimation est systématisée : chaque session est animée par un binôme formateur Axys Consultants + utilisateur clé (collaborateur de la filiale formé en avance de phase). Ce duo permet de diviser les groupes en sous-groupes lors des exercices pratiques, reproduisant la proximité d’une salle de formation.

Le partage et la prise en main d’écran à distance sont généralisés pour accompagner les stagiaires lors des manipulations de l’outil. Des initiatives individuelles des formateurs – comme une « roue de la fortune » pour rythmer les sessions interrogatives – ont émergé et ont été adoptées à l’échelle de l’équipe.

3. Structurer le pilotage et l’animation de l’équipe de formateurs

Sur le déploiement de janvier 2021, 36 formateurs ont formé plus de 3 000 collaborateurs sur deux mois, quasiment tous les jours. Pour tenir ce rythme, un débriefing quotidien par domaine métier permettait d’identifier les points de blocage et d’ajuster dès la session suivante. Des débriefings hebdomadaires avec chaque filiale assuraient le suivi des indicateurs clés : taux de participation, résultats aux quiz de connaissances, satisfaction formateur et contenu.

Un système de backup permettait de maintenir chaque session en cas d’indisponibilité d’un formateur – flexibilité impossible à atteindre en présentiel.

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Les résultats : une réussite qui dépasse les attentes

Le bilan, après deux ans de déploiement distanciel, est largement positif :

• 92 % des collaborateurs déployés depuis janvier 2020 ont été formés en mode distanciel
• Des formations déployées dans 15 pays en 2021, avec gestion des décalages horaires et des spécificités réglementaires et fiscales locales
• Depuis 2010, 43 % des stagiaires formés dans le cadre de Copernic l’ont été dans des vagues accélérées – avec un bond significatif d’adoption digitale

Quatre bénéfices majeurs ont été identifiés :

Qualité maintenue : le lien formateur-stagiaire, la capacité à manipuler l’outil et à acquérir des compétences opérationnelles ont été préservés. Les demandes au support à l’ouverture n’ont pas augmenté.

Planification facilitée : les sessions distancielles s’intègrent plus facilement dans les plannings de déploiement, avec moins d’annulations et une gestion des imprévus plus souple.

Baisse des coûts : suppression des frais de déplacement, de location de salles et réduction des backups liés aux absences imprévues.

Continuité d’activité pour les stagiaires : les formations en demi-journée permettent aux collaborateurs de maintenir leur activité opérationnelle en parallèle — un point régulièrement salué sur le terrain.

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Vers un modèle blended learning pérenne

La crise sanitaire a servi d’accélérateur à une réflexion déjà engagée depuis 2018 : comment former les nouveaux arrivants de façon flexible, accessible et cohérente à l’échelle internationale ?

Colas et Axys Consultants ont construit un modèle de blended learning qui est aujourd’hui le standard du projet Copernic, combinant :

• E-learning en amont : modules immersifs (dont un parcours fictif de construction de routes sur Mars pour sortir les collaborateurs de leur environnement quotidien), tutoriels vidéo et fiches processus
• Formation distancielle synchrone : sessions pratiques animées en binôme, avec manipulation des outils en temps réel
• Gamification : business game où le collaborateur gère un chantier virtuel de A à Z, couvrant l’ensemble des processus Copernic
• Ressources post-formation : tutoriels et fiches utilisateurs disponibles en continu pour accompagner la montée en compétences après le déploiement

Ce modèle, déjà déployé en France et en Angleterre, est en cours de déclinaison dans d’autres langues pour l’ensemble des filiales internationales.

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Les trois arguments clés pour convaincre de passer au blended learning

Une question revient fréquemment : comment convaincre sa direction et ses managers de dédier du temps et des ressources à un dispositif blended learning ?

Argument 1 – Vérifier le volume et le ROI. Avant tout, il faut s’assurer qu’il existe un volume suffisant de collaborateurs à former pour justifier l’investissement de départ. Plus la population cible est large et récurrente, plus le retour sur investissement est rapide.

Argument 2 – L’acculturation progressive. Ne pas imposer le changement, mais l’accompagner. Chez Colas, la démarche a démarré par des ateliers de cadrage réunissant chefs de projet, représentants des filiales et équipes terrain. Le fait de construire le dispositif collectivement — et non de le décider en chambre – a généré de l’adhésion et créé des ambassadeurs internes.

Argument 3 – L’effet « waouh » comme levier d’adoption. Les solutions blended learning actuelles – gamification, simulations, modules immersifs – offrent une expérience pédagogique bien plus engageante que la formation traditionnelle. Une fois les premiers pilotes réussis, le bouche-à-oreille fait le reste : managers et équipes terrain deviennent eux-mêmes demandeurs.

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Les facteurs clés de succès

Impliquer les managers dès le départ. Que la formation soit présentielle ou distancielle, sans engagement du manager pour libérer les collaborateurs, la participation reste fragile. La priorité donnée au déploiement doit être portée au plus haut niveau de chaque filiale.

Anticiper les prérequis techniques 6 à 9 mois à l’avance. Vérification des équipements informatiques, des adresses mail, de la qualité de connexion – autant d’éléments à traiter bien en amont pour éviter les blocages le jour J.

Accompagner tous les profils, y compris les plus digitaux. Contrairement aux idées reçues, les collaborateurs les plus à l’aise avec leurs outils métiers ne sont pas nécessairement à l’aise avec les outils de visioconférence. Sortir de sa zone de confort peut déstabiliser n’importe quel profil.

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