Digitalisation des achats : comment préparer sa feuille de route et réussir sa transformation
Pourquoi la digitalisation des achats est devenue urgente
Les deux dernières années ont mis les directions achats à rude épreuve. Ruptures de stock, tensions sur les matières premières, fragilisation des fournisseurs, émergence de nouvelles réglementations (devoir de vigilance, facturation électronique 2024…) : autant de signaux qui ont forcé les entreprises à repenser leurs processus et leurs outils.
Ce contexte a eu un effet positif : il a légitimé les investissements dans la digitalisation des achats. Les directions générales, les DAF et les directions opérationnelles comprennent désormais que pour bien fonctionner, la fonction achats a besoin de données fiables, d’outils performants et d’une vision structurée. Ce n’est plus un sujet « pour se faire plaisir » – c’est une nécessité opérationnelle.
Reste une question centrale : par où commencer, et comment construire une feuille de route cohérente ?
S2C ou P2P : faut-il commencer par l’amont ou l’aval ?
L’un des premiers arbitrages à trancher dans un projet de digitalisation achats est le périmètre de départ : faut-il commencer par le Source-to-Contract (sourcing, consultation, contractualisation) ou par le Purchase-to-Pay (commandes, réceptions, facturation) ?
Les deux ont leur logique :
Le P2P est souvent porté par la direction financière, car il touche directement aux flux de facturation, aux réconciliations et au suivi des engagements. Dans un contexte d’obligation de facturation électronique, ce sujet est devenu un impératif réglementaire.
Le S2C répond aux enjeux de connaissance des fournisseurs, de maîtrise des risques et de déploiement de la politique achats auprès des opérationnels. Il donne aux acheteurs le grain à moudre pour piloter leurs plans d’action, négocier des contrats et les rendre accessibles via un catalogue.
La réalité, c’est qu’il n’y a pas de réponse universelle. Le bon point de départ dépend de la maturité de la fonction achats, des enjeux prioritaires de l’entreprise et de l’alignement avec les autres fonctions (finance, opérations, DSI). C’est précisément pourquoi la construction d’un schéma directeur est indispensable avant de choisir des modules ou des éditeurs.
La démarche : construire un schéma directeur digital achats en 4 étapes
Étape 1 – Écouter toute la pyramide et poser un cadre commun
Avant tout choix technologique, il faut comprendre ce qui se joue réellement dans l’entreprise. Cela commence par des entretiens remontant jusqu’au plus haut niveau : DAF, direction générale, direction des opérations, direction supply chain.
L’objectif est de créer le « point zéro » de la transformation – un état des lieux partagé par toutes les parties prenantes, qui décrit où en est l’entreprise sur ses processus, ses outils et sa maturité achats. Sans ce point de départ commun, les désaccords sur les priorités et les choix technologiques surgissent inévitablement en cours de projet.
Cette phase permet aussi d’identifier les résistances en amont – et de préparer les messages pour les traiter avant que l’outil ne soit déployé.
Étape 2 – Construire des scénarios de transformation
Une fois le cadre posé, on construit des scénarios de transformation correspondant à différents paliers de maturité. Chaque scénario est évalué au regard de sa valeur pour l’entreprise – pas seulement pour la fonction achats.
C’est ici qu’intervient la notion de ROI : non pas comme un exercice formel, mais comme un outil de conviction interne. Pour faire valider un investissement SIA par un DAF ou un comité de direction, il faut montrer concrètement les gains attendus – gains d’efficacité, meilleure visibilité, réduction des risques, plans d’action achats mieux structurés.
Étape 3 – Décliner les besoins métiers avant de parler de modules
L’erreur classique est de partir des modules d’un éditeur pour définir son projet. La bonne approche est l’inverse : partir de l’ambition, la décliner en objectifs métiers, en leviers, en processus, puis en besoins fonctionnels – et seulement ensuite regarder comment les outils disponibles y répondent.
Cette démarche permet d’éviter deux écueils fréquents : choisir des modules sans savoir pourquoi, ou se laisser convaincre par des fonctionnalités qui ne correspondent pas aux besoins réels. Elle facilite aussi considérablement les consultations d’éditeurs, car le cahier des charges est construit sur des besoins réels et hiérarchisés.
Étape 4 – Choisir sa trajectoire outillage
Une fois les besoins clarifiés, on peut aborder sereinement la question du système d’information : full suite ou best of breed ? Un seul éditeur ou plusieurs briques connectées ? Quels modules prioriser dans le contexte budgétaire et organisationnel de l’entreprise ?
Il n’y a pas de réponse dogmatique. Tout dépend de la capacité de la DSI à gérer des interfaces, du niveau de maturité des processus, des ressources disponibles pour le projet et des priorités stratégiques. Le schéma directeur permet de prendre ces décisions avec méthode plutôt que par défaut.
L’apport complémentaire de l’éditeur et du conseil
Dans un projet de digitalisation achats, l’éditeur et le cabinet de conseil n’ont pas le même rôle – et les deux sont utiles.
L’éditeur apporte la connaissance de sa solution, sa roadmap produit et ses bonnes pratiques d’implémentation. Il est en mesure d’orienter sur les fonctionnalités disponibles aujourd’hui et celles qui arriveront demain.
Le conseil apporte le benchmark de marché, les retours d’expérience d’autres projets, les abaques sur les ressources nécessaires et – surtout – la capacité à challenger les besoins exprimés, à prioriser les investissements et à préparer la transformation humaine et organisationnelle qui conditionne l’adoption.
« Mon rôle, c’est aussi de dire à un client quand il veut aller trop vite ou trop loin, et de structurer une approche plus progressive. »
L’accompagnement n’est pas un must-have absolu – certaines entreprises disposent en interne de profils très compétents. Mais il ne faut pas sous-estimer la charge que représente cette phase amont, ni la valeur d’un regard externe pour objectiver les choix et accélérer les décisions.
Ce qu’il faut retenir avant de se lancer
Il n’y a pas de schéma directeur sur étagère. Chaque entreprise a ses enjeux, sa maturité, ses contraintes. La bonne feuille de route est celle qui est alignée avec la stratégie de l’entreprise — pas celle d’une autre.
La digitalisation des achats n’est pas un projet achats. C’est un projet d’entreprise qui implique la finance, les opérations, la DSI et la direction générale. Sans ce sponsorship large, les risques d’adoption sont élevés.
Ne bâclez pas la phase amont. Des clients qui reviennent six mois après le lancement d’un projet en disant « si on avait su, on aurait pris plus de temps pour le schéma directeur » – c’est une situation que l’on rencontre régulièrement. Cet investissement de départ se rentabilise toujours.
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