Crise du Covid, guerre en Ukraine… ces dernières années ont été marquées par un ralentissement voire un gel de l’investissement technologique pour de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille. Certaines ont fait l’effort de relancer la machine de l’innovation en 2022 et ont réussi à lancer des projets pour transformer ou optimiser leur ERP. Mais d’autres restent frileuses et n’arrivent pas à se prononcer sur la trajectoire d’évolution de leurs systèmes d’information dans ce climat d’incertitudes économiques, ce qui pourrait nuire à leur développement.

Pourtant, se doter de systèmes d’informations plus performants demeure un vrai levier pour rester compétitif et améliorer sa réactivité. Et en particulier, les ERP car ils permettent de bénéficier d’une gestion intégrée de l’ensemble des flux financiers, avec à la clé, un accès en temps réel à des données fiables permettant des prises de décisions stratégiques rapides.

Portée par l’innovation (expérience utilisateur, spécialisation secteur/métier, cloud, interopérabilité, technologies de robotisation & IA intégrées, évolutions règlementaires e-invoicing/e-reporting 2024, RSE gérées…), le marché des ERP Finance devrait connaître une croissance annuelle à 2 chiffres dans les prochaines années.

Alors comment se poser les bonnes questions sur l’usage de son ERP et quelles sont les précautions à prendre avant de se lancer dans la mise en œuvre d’un projet de transformation ou d’optimisation de son ERP sur la fonction Finance ?

La plupart des entreprises déjà dotées d’un ERP doivent faire face à de nombreux défis : rester flexible et agile pour s’adapter aux aléas, faire évoluer leur organisation pour gagner en efficacité, se conformer aux obligations réglementaires dans les délais imposés…L’ERP en tant que tel est mis à rude épreuve et doit suivre le mouvement pour remplir des attentes qui peuvent évoluer très rapidement dans le temps.

Pour challenger la performance de son ERP, autant faut-il savoir prendre du recul sur la situation, définir ses objectifs et connaître les risques à faire – et à ne pas faire : ce qui n’est pas chose aisée. Afin d’y parvenir, une approche en deux temps est nécessaire.

Le premier consiste à dresser un diagnostic complet et objectif, afin entre autres :

• D’évaluer le niveau de maturité de l’ERP sur la fonction Finance : quelles fonctionnalités utilisées ? Usage du standard ou personnalisation ? Complexité/simplicité des flux financiers ? Quel niveau d’intégration, de sécurité et d’évolutivité de l’ERP dans le temps ?
• De comprendre l’origine d’éventuels dysfonctionnements : anomalies récurrentes ? Processus à rationnaliser ? Irritants métiers ?
• D’avoir une vision claire des enjeux/besoins/ambitions des équipes métier finance: quelles évolutions de mes processus ? Quelles exigences fonctionnelles ? Quelles contraintes réglementaires ? Quels objectifs de performance ?
• De vérifier si le périmètre fonctionnel de l’ERP est toujours adapté : est-il trop « lourd » pour mon usage ou faudrait-il utiliser certaines fonctionnalités non exploitées ? Mon ERP peut-il s’adapter à la croissance de mon activité ?
• De rester ouvert à d’autres opportunités : quelles contraintes liées à l’obsolescence technologique ? Coûts de maintenance raisonnables ? Dépendance éditeur ? D’autres solutions du marché seraient-elles plus adaptées ?

Le second va s’attacher à évaluer les pistes de changement, leur périmètre, leur impact, les bénéfices et risques associés, pour in fine, décider le lancement d’un projet de transformation ou d’optimisation d’un ERP Finance. Il s’agit ici :

• D’identifier les différents scénarios d’évolution à étudier : quels périmètres ? Quelle trajectoire à court/moyen/long terme ? Avec quelles modalités (budget, planning…) ?
• De mettre en évidence les impacts par scénario : quel impact sur mon organisation ? Sur mes processus financiers ? Sur mon écosystème applicatif ? Quel ratio bénéfices/risques associé ?
• Dans le cadre d’un souhait de changement d’ERP, d’avoir un œil critique sur le panorama des ERP Finance : quels sont les critères différenciants entre les principales solutions du marché ? Quels périmètres fonctionnels couverts ? Quels coûts ?
• De choisir le scénario à retenir : quels sont les critères de choix ? Quelle est leur priorisation/pondération ? Quels arbitrages envisagés par rapport au cahier des charges ? Quelle feuille de route ?

En conclusion, la mise en œuvre de projets ERP sont souvent comparés à l’ascension d’une montagne. En réalité, même s’il faut bien entendu prendre de nombreuses précautions pour arriver sans encombre au sommet, les efforts à fournir seront davantage anticipés et maîtrisés si les étapes de l’expédition sont rondement préparées. Pour réflexion et action.

Vous vous sentez prêts ? Lancez-vous !

Elisabeth MONSEIGNY– Axys Consultants, Manager Finance | ERP