Suite du voyage entamé (Règle d’or #1)
Que ce soit pour un projet d’envergure d’équipement de la fonction Achats ou pour le renouvellement d’outils déjà existants, les directions Achats sont aujourd’hui confrontées à un dilemme :
- Une offre pléthorique de Systèmes d’Information achats (SI achats), dont la diversité, la maturité et l’hétérogénéité rendent difficile le choix le plus adapté à un contexte donné.
- Des stratégies d’urbanisation de leur SI Achats allant de l’intégration de briques fonctionnelles issues des ERP, en passant par les full-suites Achats à l’implémentation de solutions spécialisées de tel ou tel processus (S2C, P2P, SRM…).
Les référentiels de type Gartner, Forrester ou Spend Matters (couvrant les plus “gros” éditeurs) ou des alternatives comme l’observatoire SIRIUS d’Axys Consultants peuvent aider les entreprises à trouver des informations pour choisir la ou les solutions à déployer dans le cadre de leur projet, mais il reste toutefois à définir le modèle de construction de leur SI Achats.
Si la première vague de digitalisation de la fonction Achats a (trop ?) souvent conduit à la mise en place de solutions de type ‘full-suite’ pour répondre à un besoin de structuration par les processus, l’approche « best-of-breed » s’amplifie. Mais cette approche ne s’oppose pas à la sélection d’un socle « colonne vertébrale » du SI Achats pour structurer et consolider les données nécessaires aux Achats.
L’émergence d’un modèle hybride dépassant la question des full suites vs. solutions de type ‘best-of-breed’
Dépassant les grands référentiels de classification des solutions Achats qui finissent trop souvent par opposer les approches full suites vs. best-of-breed, il apparait aujourd’hui un modèle hybride d’architecture du SI Achats au sein des organisations.
- L’approche « full suite » unique ne suffit plus : les départements Achats ont besoin d’être rapides sur tel ou tel marché, d’explorer un domaine achats qu’ils ne traitaient pas avant. Les acteurs achats sont confrontés aussi au besoin d’agilité, de pouvoir apporter des solutions rapides à certaines problématiques, et ce n’est pas l’approche full-suite qui pourra y répondre. Cela nécessiterait de déployer des nouveaux modules, de former de nouveaux utilisateurs, d’étudier un schéma d’intégration dans le SI actuel…
- A l’inverse, une approche « best-of-breed » ne peut pas être envisagée de manière unique non plus. Notamment pour des raisons de maintenabilité et d’expérience utilisateurs, un patrimoine applicatif composé uniquement de solutions « best-of-breed » semble inadapté pour des directions Achats ou des DSI qui ont de nombreux domaines applicatifs à gérer et développer.
Ce modèle hybride, avec une full-suite ou un ERP comme colonne vertébrale du SI Achats, est particulièrement adapté pour les entreprises qui ont besoin d’une structuration de processus tout en conservant la capacité de compléter cette colonne vertébrale par une logique adaptée et plus précise permettant de déployer des solutions expertes pour accélérer certains process ou secteurs.
Au-delà de la mise en évidence de ce nouveau modèle, les Directeurs Achats doivent désormais identifier quels sont les éditeurs qui vont maîtriser les flux et les données pour créer cette plateforme hybride dont le cœur est souvent l’engagement de dépenses (eProcurement) et intégrant des solutions expertes ou verticale métier.
Si les grandes entreprises aidées par leurs nombreuses ressources (IT, humaines et financières) et contraintes par leurs organisations matricielles et complexes s’appliquent à gérer cette plateformisation, les principaux éditeurs Achats commencent à poser le principe de la collaboration au centre de leur développement.
Parallèlement, une part importante des éditeurs spécialisés ont développé des stratégies de partenariat avec des éditeurs de suites SI Achats pour permettre aux directions Achats d’accéder à leur expertise tout en respectant le plan d’urbanisation informatique. Cette stratégie de complétude est aussi à la manœuvre du côté des éditeurs de full-suites Achats comprenant bien leur intérêt à maîtriser la plateformisation des processus achats de leurs clients. On a donc vu apparaître ces dernières années à l’initiative des grands éditeurs Achats des plateformes hébergeant des solutions spécialisées innovantes.
De leur côté, les intégrateurs développent des offres élargies à plusieurs éditeurs propres pour apporter une valeur plus élevée à leurs clients en réduisant les coûts et les risques projet.
L’importance de la stratégie de construction du SI Achats
Au-delà du choix, et de l’adaptation, du modèle d’architecture, c’est la définition d’une trajectoire de mise en œuvre du SI Achats qui garantira l’efficacité des solutions déployées.
Au-delà du choix, et de l’adaptation, du modèle d’architecture, c’est la définition d’une trajectoire de mise en œuvre du SI Achats qui garantira l’efficacité des solutions déployées.
La Direction des Achats devra apporter des réponses claires aux questions suivantes pour déterminer le modèle de SI Achats et la stratégie de mise en œuvre les plus adaptés à son organisation :
- Poids de la verticalisation du SI Achats : existe-il un besoin d’avoir une solution Achats permettant d’adresser des spécificités sectorielles ? Ou bien catégorielles ?
- Capacité d’intégration avec l’ERP ou la full-suite : à la fois fonctionnelle (en veillant à éviter les fonctionnalités couvertes dans plusieurs outils) et techniques (connexion via API ? webservices ?)
- Maturité du département Achats en termes de SI et de processus
Choisir un SI Achats, c’est d’abord identifier les bénéfices métier à apporter
La maturité sur certaines familles d’achats engendre un besoin d’outils sur des verticales métier. Le marché voit apparaître des outils pour des catégories d’achats spécifiques, ou pour une typologie d’achats similaires. Si ce type de solutions Achats s’est longtemps limité au monde industriel (secteur automobile, composants électroniques…), l’évolution de la fonction Achats mais aussi de la réglementation favorisent la multiplication de ces solutions spécialisées : achats de prestations intellectuelles, achats du secteur du BTP, achats de classe C, gestion des notes de frais et des voyages…
Parallèlement, des outils dédiés aux aspects spécifiques du métier émergent : l’analyse de dépense, le suivi avancé des contrats, la gestion du budget achats, les achats « Professional services », etc.
Aujourd’hui certaines solutions très spécifiques parviennent à revoir les processus-types des acheteurs, ceci est valable pour le P2P et dorénavant pour le sourcing, apportant une forte valeur à l’organisation achats. On pourrait citer pour exemple la multiplication des marketplaces privées, intégrant catalogues et punch-out, utilisées par les acheteurs lors du déploiement de certains contrats.
En synthèse, votre stratégie « ERP / Full Suite / Best-of-Breed » est un élément à définir dès le début de votre transformation pour éviter les mauvaises surprises en cours de projet. Le choix dépendra de votre situation dans votre cycle de maturité et des objectifs de la transformation envisagée à moyen terme.
Ne vous fermez pas de porte, laissez vous l’opportunité de choisir en connaissance de cause, prenez le temps de concerter toutes les parties prenantes au sein de votre organisation pour en faire un choix d’Entreprise plutôt que le choix d’une Direction Achats. Comme le dit le proverbe africain « Seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin ! »
Maxime Prévost, Directeur BU Achats
A découvrir prochainement : Règle d’or #3
